グループウェアの効果的な利用方法について

最近は多くの企業でグループウェアを利用し業務効率化を図ろうとしていますが、その多くは実際の効率化に結びついていないことが多いものです。形だけの業務効率化に捉われ、実際には社員の負担を増やしてしまう結果になっている場合も少なくありません。

その理由はいろいろありますが、多いのが十分な業務分析を行わずにグループウェアを導入してしまうことにあります。

グループウェアについて補足説明いたします。

業務の進め方はそれぞれの企業により多種多様であり、またそれぞれにその方式で仕事を進めてきた実績もあります。

特に中小企業の場合には少人数ならではの信頼関係により暗黙の了解で進められてきた面も多々あります。
そのような仕事の進め方をシステムを導入することで一気に変えることは、仕事のやりにくさを生み、ひいては仕事上のミスをも誘発してしまう事にもなりかねません。

また、導入効果が高いからとツールの使い方が複雑なものを選んでしまうと従業員にその使い方を教えるのに手間取ったり、または操作ミスが多発してしまう恐れもあるため、なかなか思ったように効率が上がらないといった結果を招いてしまうのです。グループウェアを導入する際には、導入後のイメージをしっかりと描いたうえで、現状の業務の進め方と十分に日隠して効率化が可能かどうか、また導入により得られる効果は何かという事を明確にすることが重要です。

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このような作業を行うことで沢山の種類の中から自分の会社に合ったグループウェアをえらぶことができ、その効果も明確になるのです。